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第十章 管理你的时间（第5页）

你要明确，要成就一件事情，一定要以目标为导向，才会把事情做好，把握现在，专注在今天，每一分每一秒都要好好把握。想要作一个工作高手，有两个关键，第一就是工作表现，要有能力去完成工作，而非只强调其努力与否而已；第二是重视结果，凡事一定要以结果为导向，做出成果来。时间管理好，能让人更满足、更快乐、赚取更多的财富、自我价值亦更高。

记录自己的时间目的在于知道自己的时间是如何耗用的。为此，要记录时间的耗用情况。要掌握用精力最好的时间干最重要的事。精力最好的时间，因人而异。每个人都应该掌握自己的生活规律，把自己精力最充沛的时间集中起来，专心去处理最费精力、最重要的工作，否则，常常把最有效的时间切割成无用的或者低效率的零碎时间。试着找到无效的时间，首先应该确定哪些事根本不必做，哪些事做了也是白费功夫。凡发现这类事情，应立即停止这项工作；或者明确应该由别人干的工作，包括不必由你干，或别人干比你更合适的，则交给别人去干。其次还要检查自己是否有浪费别人时间的行为，如有，也应立即停止。消除浪费的时间，因为时间毕竟是个常数，人的精力总是有限的。

分析一下自己的时间都用到哪里去了，是时间管理的第一步。介绍一个例子，惠普公司总裁柏拉特（LewisPlatt）把自己的时间划分得很好。他花20％的时间和客户沟通，35％的时间在会议，10％的时间在电话上，5％的时间看公文。剩下来的时间，他花在一些和公司无直接关系，但间接对公司有利的活动上，例如业界共同开发技术的专案、总统召集的关于贸易协商的咨询委员会。当然，每天也留一些空当时间来处理发生的情况，例如接受新闻界的访问等。这是他与他的时间管理顾问仔细研究讨论后得出的最佳安排。

对照一下你是否有时间管理不良的征兆?看看你是否有以下这些问题：1你是否同时进行着许多个工作方案，但似乎无法全部完成?2你是否因顾虑其他的事而无法集中心力来做目前该做的事?3如果工作被中断你会特别震怒?4你是否每夜回家的时候累得精疲力竭却又觉得好像没做完什么事?5你是否觉得老是没有什么时间做运动或休闲，甚至只是随便玩玩也没空?对这些问题，只要有两个回答是“是”的话，那你的时间管理就出了问题。

有效的个人时间管理必须对生活的目的加以确立。先去“面对”并“发现”自己生活的目标在何处，问问自己：“为什么而忙?”“到底想要实现什么?完成什么?”问自己这些问题也不是挺舒服的事，但对自己的生活颇有启发作用。接下来应要求自己“凡事务必求其完成”，未完成的工作，第二天又回到你的桌上，要你去修改、增订，因此工作就得再做一次。

你是否了解下面一些时间管理的原则呢?

第一，设定工作及生活目标，排好优先次序并照此执行。

第二，每天把要做的事列出一张清单。

第三，停下来想一下现在做什么事最能有效地利用时间，然后立即去做。

第五，做事力求完成。

第六，立即行动，不可等待、拖延。

善于运用零碎时间

善于运用零碎时间用来从事工作，你会发现会很快提高工作效率。俗话说：滴水成河。用“分”来计算时间的人，比用“时”来计算时间的人，时间多59倍。

达特茅斯医药学院睡眠诊所主任彼得·哈瑞博士的研究表明：大多数成年人每天平均睡眠在7～7。5小时，但是对很多人来说，6个甚至5个小时的睡眠，就已经足够了。超过你需要的睡眠只是把时间耗掉而已，对健康不但无益而且可能有害。

哈瑞博士说：“要找出你需要多少睡眠，你应该以不同的睡眠长度来做试验，每一种试验一或两个星期。如果你只睡5个小时，仍然觉得心智敏捷，工作有效率，那就用不着强迫自己躺在**7个小时。如果你睡了8个小时，仍然觉得软弱无力，难于集中精神，那你可能就是那些需要10个小时睡眠的人之一。”

根据维吉尼亚大学精神病学系睡眠试验室主任罗勃·范卡索博士所说，人所需要睡眠长度的不同，似乎和新陈代谢、秉性，以及从白天活动中得到的乐趣有关。他说：“做无聊而令人厌烦的工作，会使人以更多的睡眠，来避免面对每天冗长而乏味的例行工作。因此，我不会要求每一个人都制定一个同样的睡眠时间表，但是大多数的人就是比平时少睡很多，仍然能够过得不错。”

还应该注意到的就是有些情况会影响人的睡眠：在感到特别有压力或生病的时候，人就会需要更多的睡眠。

很多成功的人认为他们成功的一项重要因素，是他们遵从了富兰克林的建议而获得更多时间。富兰克林的建议是：“懒人睡觉时，你要刻苦奋进。”例如，已故希腊船业巨子奥纳西斯常常在清晨五点钟就起床了，并且认为这个良好的习惯帮助他成功。新奥尔良著名的欧吉斯纳诊所的阿尔顿·欧吉斯纲博士，发现他一天只要睡4个小时就足够了；而著名的心脏外科医生麦克·戴贝克也有同样的发现。（他们两个人都采取一种只睡4小时的做法，但是白天如果觉得疲倦了，就小睡5～10分钟。）发明家富勒曾经采取每3个小时小睡半小时，24小时合起来只睡4个小时的做法，实行了一阵以后，因为有碍业务，才放弃了这种做法。

当然，这些都是特殊的人。如果你只睡6个小时仍然觉得很好，那就不必睡8个小时。一天节省两个小时，星期一到星期五就节省了10个小时，每个月就是四十多个小时——每个月比别人多一个星期。

如果认为这样野心太大了，那么想想看每晚少睡一个小时会怎么样：等于是一年比别人多6个星期，以一生工作时间来算，就是多五年。

不要把一些短暂的时刻（约了一起吃中饭的人迟到时，或在银行排队，向前移动缓慢时）视为虚耗掉的时间，而要当成意外的收获，可做一些平常要延缓去做的某些事情。

推销员常常发现在接待室等待和顾客面谈的时间，足够他办完所有纸上作业：写一份和上一位顾客面谈的报告、写给顾客以及可能成为顾客的人的信件，计划以后拜访哪些人，填写支出费用报告等等。每一个人都可以找些适当的小工作，利用这种零碎时间来完成，只要把必备的表格或资料带在手边就可以了。

不要认为这种零碎的时间只能用来办些例行纸上作业或次优先的杂务。最优先的工作也可以在这少许的时间里来做。如果把主要工作分为许多小的“立即可做的工作”，我们随时都可以有费时短却重要的工作可做。

因此，如果时间因为别人没效率而浪费掉了，要记着：这还是自己的过失，不是别人的。

对一名速记员或对一部录音机口授，哪一种情形更有效，永远没有令每一个人都满意的答案。有些人对着一支冰冷而没有人性的麦克风口授，总有一种心理上的障碍，而宁愿对着一个人讲话。许多速记员花了很多小时克服修正速记的困难，对于录音盘、录音带当然会表示出一种敌意。

利用录音机的好处是非常明显的。它能让我们用自己的能力来口授，必要时我们也可以停下来，有充裕的时间去查询资料或组织我们的想法，而不会浪费别人的时间。例如，威廉·伯克莱二世一个星期接到大约六百封信，大部分都由他亲自回答，其中有不少信是他在开车上下班的途中想出来的。

最没有效率的通信方法，是自己写长信，然后交给别人抄写。丹尼尔·胡威曾做过一次调查，发现40％的美国高级经理人中仍然用这种老方法。如果你没有一部口授录音机，而心理上又不习惯向速记员口授信件，那就口授要旨大意，由速记员写成这封完整的信或至少写成草稿。很多忙人都利用这种办法处理信件。

用口授录音机的一项警告：要保持简要。因为很多人对录音机讲话很容易有说废话的倾向。

假定你是一位尽责的职员，而目前公司却没有足够的重要工作让大家都忙起来。那该怎么办?为了觉得自己很有用处，就开始找些多少有一点价值的工作做。你可以安排一次意见调查、准备一次测验、修改政策手册、重新组织档案系统、改变标准人事表格、制造一些繁琐文件、设计一个委员会、召集一次会议，以及任何足以使你和别人看不出自己根本没有什么要忙的事。

如果根本就找不到什么建设性的工作，就可能会专找别的部门或别人的碴。

这个理论是有一些道理的，约一个人一同吃午饭是能够有效利用时间。不过，大多数会产生反效果。包括路上的时间，一共用去了两个小时，通常还会使你吃得比平时多（还可能包括一两杯酒），以至于下午精神不济。这通常也会使你用了两个小时的时间，只做了可以用二十分钟做到的事。

更好的利用时间，通常是一轻松的午餐，轻松地走一段路，甚至于小睡一下，如果你能这么幸运的话。

很多人发现把午餐时间延误到一点钟或一点钟以后，而用正午时间来办事效果更好。在大多数的办公室里，这段时间的电话等于零干扰要比较少。还能得到额外的好处，在大家赶者吃饭的时间过了以后，再到饭店去可以得到比较快的服务。

保护自己的周末。除非有紧急情况，否则不要让工作延长到周末——如果上帝在工作了六天之后还需要休息，那么你是睡呢？居然认为你不需要改变以下步骤。

周末运动、轻松一番，完全远离办公室或工厂的事务，可以有助于有效运用下一周的时间，如果偶尔计划出一个长的周末，那就尽管去度一个长的周末。

计划如何运用自己的周末，不要总是来了就接受，否则会让自己不知所措。为周末拟订出一些特别的计划，可以提高这一周的工作士气，刺激起要把一周工作做完的兴趣，，使工作不会干扰到周末的计划。

更重要的是，要认识到今天是我们惟一能应用的时间。过去已经一去不回，未来只是一种观念。这个世界上每一件事情的完成，都是由于某一个人认识到今天是行动的时间。

19世纪苏格兰作家、历史学家及哲学家卡莱尔曾说：“我们的主要工作不是素看未来还看不清楚的东西，而是上去做目前手头上的事情。”10世纪英国散文家、批评家和社会改革家罗斯金把“今天”这两个字刻在一小块大理石上，放在桌子上，好好提醒自己要“现在就办”。

一位不知姓名的哲学家说过：昨天是一张兑过注销的支票。明天是一张期票。今天是手上的现金。应用它吧！